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Text File  |  2022-08-28  |  17KB  |  447 lines
  1.  
  2.  
  3.  MODIFY TRANSACTIONS
  4.  -------------------
  5.  
  6.      Upon selecting this function, you are asked which transactions are to
  7. be displayed: those in an account (you select account from menu), those
  8. found in a previously conducted search, or all transactions.
  9.  
  10.      To modify a transaction, move the highlight bar to the transaction in
  11. question and press <F1>.  Modifying the transaction itself is the same as
  12. entering a transaction.  Press <F1> when finished and the transaction will
  13. be stored.  If changes are made that affect account balances, the program
  14. will ask if you desire the balances of the affected accounts brought
  15. forward.  This process does not take long (a few seconds).
  16.  
  17.  
  18.  RECONCILE ACCOUNTS
  19.  ------------------
  20.  
  21.      You are asked which transactions are to be displayed.  The display of
  22. transactions will not include the transaction entry form or the budget
  23. categories (the display is similar to a check register).  A list of the
  24. specified transactions is displayed beginning with the first one found (as
  25. opposed to the Modify Transaction display which starts with the last
  26. transaction).  Use the SPACE BAR to toggle the clearance status of a
  27. highlighted transaction.  Upon completion press <F1>.  A list of checking
  28. accounts is displayed (only checking accounts can be reconciled although the
  29. clearance status of any transaction can be specified and should be).  Select
  30. the appropriate account and enter the ending balance from the statement.
  31. The program will inform you whether the account is in balance and display
  32. the difference.
  33.  
  34.  
  35.  AUTOMATIC TRANSACTIONS
  36.  ----------------------
  37.  
  38.      You can create 12 transactions for use while entering transactions --
  39. sort of filling out the forms ahead of time.
  40.  
  41.      For example, your paycheck and deductions may not vary much from pay
  42. period to pay period.  You could fill out one form with the gross income
  43. including the account to which you normally credit it and category
  44. information and another form with the deductions.  During transaction entry
  45. simply press <F4> and the transaction entry form is filled out for you with
  46. the information you entered here.
  47.  
  48.  
  49.  TRANSACTION REPORTS
  50.  -------------------
  51.  
  52.      This will lead to another menu containing 4 selections:
  53.  
  54.   Transactions List
  55.   Transactions by Category
  56.   Check Writing
  57.   Return to Transactions Menu
  58.  
  59.      You can direct output to screen, disk or printer.
  60.  
  61.      Output sent to a disk will be stored as a sequential PETASCII file
  62. under the name you enter.  With most word processors you can load this file
  63. and edit it to suit your own needs.
  64.  
  65.  
  66.  SEARCH TRANSACTIONS
  67.  -------------------
  68.  
  69.      You enter upper and/or lower limits for any or all fields in a
  70. transaction.  Categories can be thought of as sequential for search
  71. functions with the first subcategory of the first category being 1, the
  72. first subcategory of the second category being 11, and so on.  If any
  73. transactions meet the search criteria, they are saved to disk as
  74. TRANS.SEARCH and can be viewed through Modify Transactions, Reconcile
  75. Accounts, or Transaction Reports functions.
  76.  
  77.  
  78.  BALANCE FORWARD
  79.  ---------------
  80.  
  81.      The balance of each account will be brought forward.
  82.  
  83.  
  84.  TRANSACTION UTILITIES
  85.  ---------------------
  86.  
  87.      This leads to a menu consisting of the following choices:
  88.  
  89.   Description List
  90.   Modify Category Titles
  91.   Verify Transaction File
  92.   Establish Accounts
  93.   Backup Transaction File
  94.   Load Transaction File
  95.   Transfer Transaction File
  96.   Initialize Transaction File
  97.   Return to Transactions Menu
  98.  
  99.  
  100.  DESCRIPTION LIST
  101.  ----------------
  102.  
  103.      You may modify the list of payees available during Description entry in
  104. a transaction entry or modification.
  105.  
  106.  
  107.  MODIFY CATEGORY TITLES
  108.  ----------------------
  109.  
  110.      You may modify categories and subcategories.  This file is stored to
  111. the program drive.
  112.  
  113.  
  114.  VERIFY TRANSACTION FILE
  115.  -----------------------
  116.  
  117.      The transaction file is compared to the file on disk and the result
  118. sent to you as either an error message or a message indicating that the two
  119. match.
  120.  
  121.  
  122.  ESTABLISH ACCOUNTS
  123.  ------------------
  124.  
  125.      You establish, modify and delete transaction accounts in this function.
  126. The following fields are stored with the transaction file itself: account
  127. code, type of account, description, and sequence number.  The description
  128. field appears with the account code in all menus listing the accounts.  The
  129. remaining information is stored in a separate file called ACCT.INFO and is
  130. not critical to program operation.
  131.  
  132.  
  133.  BACKUP TRANSACTION FILE
  134.  -----------------------
  135.  
  136.      You can backup the transaction file to another disk and mark the disk
  137. accordingly.  The program assumes the backup disk is already in the drive
  138. when this function is initiated; however, a warning will be issued if the
  139. program finds another transaction file on the disk, allowing you to abort
  140. before writing to disk.  After backup the program restores the original file
  141. information and expects the original disk in the drive.
  142.  
  143.  
  144.  LOAD TRANSACTION FILE
  145.  ---------------------
  146.  
  147.      A transaction file is loaded from the data disk.
  148.  
  149.  
  150.  TRANSFER TRANSACTION FILE
  151.  -------------------------
  152.  
  153.      This function allows outstanding transaction to be transferred to a new
  154. transaction file.  This function should normally be used when the
  155. transaction file nears its 1000 transaction limit.  A maximum of 125
  156. outstanding transactions can be transferred.  All transactions, regardless
  157. of whether they are cash, credit, or checking are transferred.  The
  158. recommended procedure for this is:
  159.  
  160.      1.  Backup transaction file to another disk.
  161.  
  162.      2.   Run the Transfer function on the original disk.  The
  163.           transactions that will be transferred are labeled as such and all
  164.           information on those transactions is erased.
  165.  
  166.      3.   When prompted for a disk, insert a third disk (don't use the
  167.           backup, if there is a power failure, for example, the
  168.           transactions to be transferred would be irretrievably lost at
  169.           this point).  The transferred balances and transactions will be
  170.           written to this disk.  When the process is completed, the backup
  171.           is no longer required.  The original disk now contains only
  172.           reconciled transactions and the disk with the transferred file
  173.           contains reconciled beginning balances for each account and the
  174.           unreconciled transactions.  (This process is required since it is
  175.           quite conceivable to have category information for one calendar
  176.           year in two different transaction files.)
  177.  
  178.  
  179.  INITIALIZE TRANSACTION FILE
  180.  ---------------------------
  181.  
  182.      Create a new, blank transaction file.
  183.  
  184.  
  185.  CHECK WRITING
  186.  -------------
  187.  
  188.      This will lead to another menu containing 5 functions:
  189.  
  190.   Print Checks
  191.   Payer Information
  192.   Check Format
  193.   Check Stub Format
  194.   Return to Reports Menu
  195.  
  196.      Upon entering this function, the program will load 2 files from the
  197. program drive: CHECK.DATA and CHECK.DATA1.  If these files cannot be loaded
  198. you cannot access the check writing menu.
  199.  
  200.  
  201.  PRINT CHECKS
  202.  ------------
  203.  
  204.      Outputs checks and stubs to printer.  During printing, the output will
  205. be displayed on the screen.  If the PAYEE has been specified on the CHECK
  206. FORMAT function, the cursor will appear and the user can enter more detailed
  207. information prior to printing the check.
  208.  
  209.  
  210.  PAYER INFORMATION
  211.  -----------------
  212.  
  213.      Define the payer information that you want placed on the check.  This
  214. information is 30 columns wide by 5 rows.  Pressing <ESC> will leave the
  215. changes intact but not save them to disk for future use.  <F1> saves the
  216. changes to disk.
  217.  
  218.  
  219.  CHECK FORMAT
  220.  ------------
  221.  
  222.      Define the check.  There are 9 parameters:
  223.  
  224.      Size - the overall size of the check in terms of printer rows and
  225.      columns (maximum is 22x80).  A zero in either the row or column field
  226.      indicates that no check is to be printed.
  227.  
  228.      For the remaining entries a zero in either the row or column field
  229.      indicates that the item is not to be printed.  Any non-zero numbers
  230.      cate the starting row and the column for that item on the check.
  231.      Starting rows and columns cannot be outside the check size.
  232.      Additionally, the payee column cannot start past 50 regard